Vajaduste kaardistamine

Kuidas kirjeldada organisatsiooni vajadusi ärianalüüsi ja EDGY abil: võimekused, varad, osalised ja teenused.

Lühidalt

Vajaduste kaardistamine tugineb ärianalüüsile ja ettevõttearhitektuurile (Enterprise Architecture, EA). Tulemus on organisatsiooni infonõuete (OIR) ja vara infonõuete (AIR) kirjeldus, millest sünnib toimiv vara infomudel (AIM). Juhendmaterjali „Tark kinnisvarakeskkonna juhtimine“ aluspõhimõtteid siin ei korrata.

Kaardistus järgib ahelat roll → võimekus / tegevus → infovajadus → nõue → kontroll. Nõue ei lähtu varaelemendist ega failivormingust, vaid sellest, kes, millises protsessis ja mis eesmärgil infot vajab. Iga infovajadus seotakse infovahetuse, nõude ja võimalusel kontrollimeetodiga – nii on nõuded põhjendatud, rakendatavad ja seotud tegeliku tööga.

Millal vaja

• Alustad organisatsiooni infovajaduste kirjeldamist ja täidad faili LISA 4: Vajadused.
• Valmistad ette kaardistamise töötuba juhtide, haldurite ja hooldajatega.
• Soovid siduda eesmärgid võimekuste, varade ja teenustega.

EDGY kui abivahend

Organisatsiooni kirjeldamiseks ja visuaalseks analüüsiks kasutab juhend EDGY metoodikat – avatud visuaalset keelt, mis seob identiteedi, inimeste kogemuse ja arhitektuuri ning aitab vajadusi tuvastada.

Iga organisatsiooni saab vaadata kolmest tahust; iga tahu küsimused aitavad infovajadusi kirjeldada.

Tahud on olemas igas organisatsioonis, olgu see suur või väike, teadlikult kavandatud või mitte, ja mudelit saab kasutada igal tasandil. Kinnisvarakeskkonna arendajal või haldajal aitab see selgeks teha, millist ehitatud keskkonda ja infot organisatsioon vajab.

Ettevõtte disaini „maja“ kujutab organisatsiooni ühe tervikuna: missioon, visioon ja strateegia on seotud klientide vajaduste ning toodete ja teenustega, arhitektuuri ja organisatsiooni kihid näitavad, millised võimekused, protsessid, rakendused, andmed ja rollid neid toetavad. Toimemudel seob kliendikogemuse, eesmärgi, igapäevatöö ja arenduse ning näitab, kuidas organisatsioon tegelikult toimib. Nii on puuduvad seosed nähtavad ja osapooltel ühine arusaam.

EDGY sobib kogu organisatsiooni analüüsiks; see juhend keskendub kinnisvarakeskkonna juhtimisele – osapooltele ja tegevustele strateegilistest vajadustest projekteerimise, halduse, hoolduse ja renoveerimiseni.

Võimekused

Vajaduste rahuldamiseks on vaja võimekusi. Võimekus seob eesmärgid nende saavutamiseks vajalike inimeste, protsesside ja varadega – ja toob esile infovajadused.

Võimekused lähtuvad strateegiast ja ärimudelist ning rakenduvad protsesside kaudu, mida inimesed varade abil ellu viivad; tulemus on tooted ja teenused. Võimekuste arendamine algab küsimusest „miks?“: vajalikud võimekused kaardistatakse ja hinnatakse, neid kirjeldatakse teadlikult ning tulemus on mõõdetav – strateegiast kuni varade halduseni.

Kinnisvarakeskkonna juhtimise võimekused toetavad organisatsiooni põhitegevust kogu ehitise olelusringi jooksul: inimeste, protsesside ning füüsiliste ja digitaalsete varade koordineerimine tagab ehitatud keskkonna funktsionaalsuse, ohutuse ja majandusliku säilimise.

Võimekusi aitavad rakendada EVS 807 komplekstegevused (100–800), mis jaotavad hoonete ja neid ümbritseva taristu korrashoiu kogu olelusringi vältel loogilisteks, mõõdetavateks ja juhitavateks tegevusteks. Tegevuste loend on ÜBN 4.1 LISA 1 lehel „EVS 807“.

Varad

Vara on ese, asi või olem, millel on organisatsioonile tegelik või võimalik väärtus. Kinnisvarakeskkonnas on varad kahte liiki:

• Füüsilised varad: krundid, hooned, rajatised (taristu), seadmed ja tehnosüsteemid.
• Mittemateriaalsed varad: ehitistega seotud info ja andmed (nt vara infomudel AIM ja projektide infomudelid), mida saab väärtuse korral hallata ja kaitsta omaette varana (ISO 55013).

Märkus. G1 tähed on ÜBN 4 oma domeenijaotus. ISO 81346-12 kasutab samu tähti osaliselt teises tähenduses: A tähistab seal tegevusruumi, mitte projekti. L (ehituselement) ja P (ehitustoode) vastavad sisuliselt ÜBN-i süsteemidele ja komponentidele. L-domeenis eristab süsteemi liiki koodi pikkus: funktsionaalse süsteemi (CF) kood on ühetäheline, tehnilise süsteemi (CT) kood kahetäheline. G2–G3 koodid tulevad CCI-EE 2023.08.0.1 tabelitest.

Tehnoloogiad ja andmed. Lisaks füüsilistele varadele on olulised ka „virtuaalsed“ varad, näiteks kasutatavad IT-süsteemid ja neis hallatavad andmestikud:

• haldus- ja hooldussüsteemid (CAFM, CMMS, IWMS);
• finants- ja ressursihaldussüsteemid (ERP);
• hooneautomaatika ja andurid (BMS, IoT);
• ühtne andmekeskkond (CDE) ning BIM-, CAD-, GIS- ja dokumendihalduse andmestikud.

Ka need kaardistatakse kui varad: kellele need kuuluvad, mis infot hoiavad ja kuidas liidestuvad omavahel ning vara infomudeliga (AIM).

Osalised

Osapooled ehk sidusrühmad (huvipooled) on isikud või organisatsioonid, kes osalevad ehitise olelusringi protsessides, mõjutavad neid või keda mõjutavad tehtud otsused ja nende tulemused.

Teenused

Teenustega loob organisatsioon väärtust lõppkliendile või toetab põhitegevust – näiteks eesmärgipäraselt toimiv haridus- või haiglakompleks. Kinnisvarakeskkonnas on need näiteks:

• haldus- ja hooldusteenused (nt tehnohooldus, heakord, remonttööd);
• tarbimisteenused (nt energia-, vee- ja sideteenused);
• lõppkasutaja tugiteenused (nt turvateenus, parkimine, kolimine).

Teenuste kaudu seotakse varad ja võimekused lõppkasutaja vajadustega. Iga teenus vajab kindlat infot (nt teenustase, ruumid, seadmed, hooldusgraafik), mis on sisend vara infonõuetele (AIR).

Mis edasi

• Kuidas kaardistatud vajadused registrisse kirja panna: leht „Vajaduste register ja metoodika“.
• Kuidas vajadused muutuvad projekti nõueteks: leht „B) Nõuded“.